我参加过大大小小的学术会议，常为优秀主持人充满睿智、幽默和富有信息的介绍所感动， 他们对演讲人和听众得当的调控，对讨论的及时引导以及很有见地的总结，使你感觉就像在聆听一场音乐会，而主持人就像这支乐队的指挥。2004年在北京召开的第19届国际植物保护大会，我应邀成为植物抗虫性专题会的主持人， 有幸做一次“指挥”。面对机会的到来， 我信心十足，同时意识到专题会的成功与我责任重大，因此在后来的日子里，我投入了足够的时间和精力，丝毫不敢懈怠。当该专题会结束，我和我的合作者Porter博士真挚地相互致意，为会议的成功表示祝贺时，才可以松口气。 回想组织这一专题会的旅程，也许一般的参加者只看到会上的一面，其实会议的成功，在很大程度上决定于会前的准备工作。我把完成这件事情的得失梳理一下，以便自己（或许他人）在日后做类似事情时有所经验。

 

一、会前计划和通信

 

当接到组织专题的任务后，第一件事就是寻找一位国际该领域的知名专家作为外方主持人。尽管我从1985年就开始从事植物抗虫性和昆虫与植物关系的研究，对这个领域的学者比较熟悉，但最终还是费了很大心思和周折。植物抗虫性研究的先驱应首推美国堪萨斯州立大学昆虫学系的Painter教授，因此我开始的想法是，应从该校昆虫学系找一位本领域的知名教授作为合作者。有幸的是我在动物研究所的一位师兄和北京农业大学的一位师弟曾在这个系前主任的实验室学习过，均有杰出的表现，这个教授就是Micheal Smith博士。当我冒昧地与他联系时，他欣然接收了我的邀请，随后大会秘书处发出正式的邀请信。不过，最终由于Micheal家中有突发的事件，他本人没能成行，这是后话。

 

我认为选好参会人员是非常重要的，特别是动员哪些有影响力的国际同行前来参加。Micheal在这方面做了很大的努力，他和我写的邀请信发给了在国际上有关的同行。当时反响是积极的，特别是找到一些很有创新性的工作，并乐于在会议上展现。我和Micheal积极地与国内外的同行联系，包括2002年我在剑桥大学访问时在这方面的努力。我还得益于我过去的经历，曾负责过昆虫学会与海外中国昆虫学者的联系，这些海外的中国人朋友帮了我不少忙，事实上数位都参加了这次会议，他们的研究报告为专题会增色不少。在2002年底的时候，我踌躇满志，因为在参加人中不乏该领域的“大腕”和领先的研究成果。

 

但预想不到的事情发生了，2003年上半年SARS在我国，特别在北京、广州等地流行。这一事件直接的后果，就是让我们以前所做的努力几乎白费。花了很大精力联系的参加者，特别是那些有影响力的参加者很多犹豫了，不少干脆不来了，各种各样的理由在推辞。我开始怀疑这个会议能否组织起来， 当时似乎大会组委会的情绪也很低靡。后来，当我接到大会延迟的消息，冲动的感觉又来了。我一方面尽量地与欧美的学者加紧联系，说服他们能按原计划前来，另一方面开始把注意力放在欧美国家以外的一些国家的学者上，这种努力稳定了一部分人及一些有代表性的论文，其中组委会提供的一些优惠条件也起到一定的作用。我的经验是，与有影响力的参加者尽量保持及时的沟通；有口头发言愿望的参加者要特别重视，尽量满足他们的要求；邀请信在会前要尽早发出；一旦邀请和接受契合，要在会前正式地通知每一位演讲人，告知他们会议的安排、其他的参加者及其演讲的题目等；对参加者要有问必答。通过新的努力，稳定了一部分原来的参加者，又吸收了一部分新的参加者，这成为后来该专题会的基本人数。由于Micheal不能到会主持，提议美国农部实验室的David Porter博士可代之，大会组委会又及时重新发出了邀请信。

 

决定专题会议的日程和编排发言顺序颇费了些功夫。这个专题的外国人多，要求发言的人也多，因此最终决定占用一天的时间。由于人数较多，没有再安排keynote speaker。整个发言顺序的编排是根据研究内容归类的，分两部分，一部分是研究植物对咀嚼式口器昆虫的抗性， 另一类是研究植物对刺吸式口器的抗性。每一部分中，还考虑到报告内容的新颖性，把创新性强的放在前面，同时考虑到发言人是来自英语国家还是非英语国家，尽可能地错开，最后还要考虑国家和地区的代表性，当然在北京开会，要为中国的同行多提供些机会。会前，我详细地通知每一位发言人日程安排、演讲时间以及可利用的设备，同时还掌握了演讲者简单的个人和工作信息，以便在会上准确地进行介绍，包括其姓名、职位、所属单位、论文题目等。

 

二、主持会议

 

国际植物保护大会在2004年5月11日开幕，植物抗虫性专题会在13日按计划进行。国内的发言人在专题会前已经有一些接触，但绝大多数外国的发言人是在会前15分钟开始接触的。大会组委会给安排了一个理想的会议室，其大小适中，配备了要用到的设施，包括讲台、电脑、放映机、麦克风、幕布、音响、教鞭等，而且还指派了两个志愿者。这两个学生的工作是认真的，没有出现纰漏，当一个发言人的光盘打不开时，他们积极地寻找办法，使得问题最终得以解决。整个上午的交流，会议室坐满了听众；下午的听众略少，但进行得还是十分顺利。

 

会程基本按照原先安排的时间和顺序进行，这很重要。有一位预先计划的发言人未到，正好另一位被安排为墙报展示的参加者积极要求发言，因而顶替了前者，使得时间上没有打乱。可喜的是，我国学者报告的论文引起与会者极大的兴趣，当我在会议的间隙听到对他们的好评时，不禁从心底里为他们高兴和祝贺，但是值得注意的是，我们也应遵守国际会议上的一些惯例，特别是作为发言人时，不能随心所欲。会程上安排在最后的一位国内发言人未到，他在会议前后始终未与我取得联系。我认为这是不应该的，当初我是应大会科学委员会要求挤出时间为该学者安排的。庆幸的是这时已经是会议的尾声，对日程影响不大。

 

整个主持的过程比较顺利，我和David在上午和下午的上下半程轮流主持。由于时间有限，我的开场白非常简单，讲明会议的主题，规则以及应交待的一些其他情况。我的一个失误是在上午咖啡休息时间前未明确提醒复会的准确时间。由于喝咖啡需要长时间的排队，加上大家会后讨论热烈，复会时人数不多，报告开始后听众才陆陆续续到来。正确地介绍演讲者和准确地控制发言时间很重要。提问和讨论的时间掌握得比较适度，不过有的发言人演讲后，提问不够踊跃，有时打破寂静的往往是主持人的提问。结束前，我和David做一个简短的总结，感谢所有的发言人和听众，提醒大家注意该主题墙报的展出时间。会议目标达到，顺利完成学会交给的任务。

 

三、会后联系

 

专题会后，在大会进行期间我作为这个专题的组织者和东道主，邀请了David和其他的几位中外参加者共进晚餐，并对他们的支持和贡献表示感谢，与他们至今保持联系。David等回国后写来了感谢信，表示这次合作的愉快，并期望在今后再度合作；Micheal也写信来表示祝贺；几位美国的朋友为我实验室的工作提出了很好的建议，还讨论了今后合作的可能，其中的一位，我在8月份柏林的昆虫与植物关系国际研讨会上二度相见，自然分外亲切；印度的一名教授写信来，表达真挚的谢意及对我国有关研究的兴趣，提出今后希望我能作为其研究生博士论文的评阅人……

 

为这次会议，我们投入了很多的精力和时间，我认为是值得的。在国内每年要举办各种各样的会议，希望组织者和参加者们应该严格要求自己，特别在学术会议的组织和操办上要与国际接轨。科学家的会议，不同于官僚的会议，也不同于自由集会。每一位参加者要珍视自己的责任和表现，而更重要的，如果您是会议组织者，要当好科学家的指挥，需要下功夫，只有这样才能使整个乐队奏出和谐的乐章。

(此文写于2004年10月）