机构失忆现象

武夷山

英国政治学学者Christopher Pollitt在澳大利亚《普罗米修斯》杂志2000年第一期发表文章，题目是《机构失忆：“信息时代”的悖论？》（Institutional Amnesia: A paradox of the “information age”？）。文章说：

机构失忆指的是一个组织忘掉了、失去了不该忘却与丢失的记录、文献、档案等。具体表现有：

1、          未能记录下重要数据和决策。

2、          记录下了，后来又丢了。

3、          记录倒还在，但无法很快检索出来。

4、          没人想到去如何利用以往的记录。

机构失忆现象也许是更广义的文化潮流的回响。 它可以描述为一种后现代的行为，即非常关注扩张了的当下，而牺牲掉过去与长程未来。在管理界，人们注意创新、变革而不是稳定和前例，强调创造性而不是经验，展望未来而不是研究过去，关注时髦短语（sound bites）和关键词而不关注全文。

机构失忆的主要原因有：

1、                 组织重组越来越频繁，重组后的机构失去了与“祖先”档案与人员的接触。（博主：我在驻美使馆工作期间，碰到过这样的事：我得告诉新上任的某位美国政府官员，在其分管范围内曾经有过什么样的中美科技合作项目。此人一无所知。）

2、                 存储记录的媒介在迅速变化，比如从纸质媒介变为电子媒介，软件又在不断升级，每次媒介变化或软件升级都可能丢失一些记录。（博主：因此，联合国教科文组织提出了数字遗产――digital heritage――的概念。）

3、                 公职人员不被视作永久性职业，因此其责任心下降。

4、                 认为不停变革、剧烈变革是好事之观念比较流行。

博主：我国的机构失忆现象也是非常严重的，比如干部一轮岗，老同志一退休，很多东西就找不到了，或者就没有人知道了。如何防止与救治机构失忆，也应是专业情报人员的职责之一。尤其是，档案数据的利用非常重要，利用得越好，越能使组织的领导认识到档案的价值，从而愿意在防止机构失忆上花钱。